โครงการเทียบกับโปรแกรม
คำถามหนึ่งที่หลายคนสร้างปัญหาคือความแตกต่างระหว่างโปรแกรมและโครงการ ไม่ว่าเขาจะได้รับโปรแกรมหรือโครงการไม่ได้มีความหมายมากสำหรับคนธรรมดา แต่สำหรับผู้จัดการ มันมีความหมายมากเพราะทั้งสองมีหน้าที่และความรับผิดชอบที่แตกต่างกันซึ่งจะชัดเจนก็ต่อเมื่อความแตกต่างระหว่างโครงการและโปรแกรมได้รับการชี้แจง
ในขณะที่โปรแกรมถูกกำหนดให้เป็นกลุ่มโครงการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าที่เกี่ยวข้องและได้รับการจัดการเป็นงานใหญ่งานเดียว (เพื่อสร้างรายได้ให้กับองค์กร) โครงการมีลักษณะชั่วคราวไม่มากก็น้อยที่ดำเนินการ ได้ผลลัพธ์ตามเวลาที่กำหนดพร้อมกับข้อจำกัดด้านต้นทุนและคุณภาพแม้ว่าจะดูคล้ายคลึงกัน แต่ก็มีจุดแตกต่างหลายประการดังนี้
ความแตกต่างหลักประการแรกเกี่ยวข้องกับวัตถุประสงค์ของโครงการเมื่อเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของโปรแกรม ในโครงการ ผู้จัดการรู้ผลงานที่เขาต้องบรรลุ เป็นรูปธรรมและสามารถอธิบายเป็นคำพูดได้ง่าย หนึ่งสามารถวัดความคืบหน้าของโครงการซึ่งเป็นสาเหตุที่ผลลัพธ์ถูกเรียกว่าวัตถุประสงค์ ในทางกลับกัน มีผลลัพธ์และไม่ใช่ผลลัพธ์ในกรณีของโปรแกรม และแม้แต่ผลลัพธ์เหล่านี้ก็เป็นอัตนัยและยากที่จะหาปริมาณ ขอบเขตถูกกำหนดไว้อย่างคลุมเครือในกรณีของโปรแกรม และสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความประสงค์ของผู้จัดการระหว่างการนำโปรแกรมไปใช้ ในทางกลับกัน ขอบเขตของโครงการมีความชัดเจนและแบ่งเขต และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดอายุของโครงการ
ปัจจัยสร้างความแตกต่างอีกอย่างคือระยะเวลา แม้ว่าโครงการจะมีระยะเวลาสั้นกว่าและโดยทั่วไปแล้วจะเสร็จสิ้นภายในเวลาไม่กี่เดือน แต่โปรแกรมจะใช้เวลานานกว่าและอาจใช้เวลานานถึงสามปีไม่ว่าจะเป็นโครงการหรือโปรแกรม มีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องอยู่เสมอ แต่ในขณะที่ระบุและจัดการความเสี่ยงในโครงการได้ง่ายกว่า ผู้จัดการที่รับผิดชอบโครงการพบว่าการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องนั้นยากกว่า และต้นทุนที่เกิดขึ้นจะสูงกว่าในกรณีที่โปรแกรมล้มเหลวเนื่องจากความเสี่ยงมากกว่า กรณีของโครงการ ความล้มเหลวในกรณีที่โปรแกรมมีการแตกสาขามากขึ้นสำหรับองค์กร
ถ้าเราพูดถึงปัญหาและวิธีแก้ปัญหาจากมุมมองของโครงการ เราจะเห็นว่าในขณะที่ปัญหามีการกำหนดไว้อย่างชัดเจน วิธีแก้ปัญหานั้นมีน้อย ในทางตรงกันข้าม ปัญหาถูกกำหนดไว้อย่างคลุมเครือในกรณีของโครงการ และเห็นว่ามีความแตกต่างของการรับรู้ของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับธรรมชาติของปัญหา อย่างไรก็ตาม มีวิธีแก้ปัญหาจำนวนมากขึ้น แม้ว่าจะมีความแตกต่างกันระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย โดยวิธีใดวิธีหนึ่งคือวิธีแก้ปัญหาที่ต้องการ
โครงการและโครงการแตกต่างกันอย่างไร
• ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องตรวจสอบและจัดการงาน ในขณะที่ผู้จัดการโปรแกรมตรวจสอบและควบคุมโครงการ
• โครงการมีระยะเวลาสั้นกว่า ในขณะที่โปรแกรมสามารถอยู่ได้นานหลายปี
• โครงการมีขอบเขตแคบ ในขณะที่โปรแกรมมีขอบเขตที่กว้างกว่ามาก
• ในโปรแกรม โฟกัสอยู่ที่ผู้จัดการเสมอ (ความเป็นผู้นำ) ในกรณีของโครงการ เน้นการบริหารคนที่เกี่ยวข้อง
• โครงการมีจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่กำหนดไว้อย่างดี ในทางกลับกัน โปรแกรมเป็นกลุ่มของโปรเจ็กต์ที่ไม่มีจุดจบที่แน่นอน