เข้าคู่ vs เข้าเดี่ยว
ระบบบัญชีสามารถกำหนดเป็นชุดของคู่มือ วิธีการบัญชี ขั้นตอน และการควบคุมที่จัดตั้งขึ้นเพื่อรวบรวม บันทึก จำแนก สรุป ตีความ นำเสนอในเวลาที่เหมาะสมและถูกต้องสำหรับการตัดสินใจ การทำบัญชีเป็นกระบวนการที่บันทึกทางการเงินของธุรกิจได้รับการจัดระเบียบอย่างดีและเป็นปัจจุบัน การทำรายการบัญชีหรือการบันทึกมีสองระบบ หนึ่งคือระบบเข้าคู่ และอีกระบบหนึ่งคือระบบเข้าเดียว เนื่องมาจากมีข้อเสียอย่างร้ายแรงบางประการของวิธีการเข้าออกทางเดียว และคุณลักษณะที่เหนือกว่าของระบบการเข้าคู่แบบสองทาง จึงเลิกใช้วิธีการเข้าทางเดียว และระบบการเข้าออกคู่ถูกใช้อย่างแพร่หลายทั่วโลกนอกจากนี้ หน่วยงานการบัญชีที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางและผู้เชี่ยวชาญด้านบัญชีที่มีชื่อเสียงได้ส่งเสริมระบบการเข้าคู่แบบเข้าออกครั้งเดียว
เดี่ยว
ระบบรายการเดียวบันทึกรายการเดียวเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นรายการเดบิตหรือรายการเครดิต สำหรับธุรกรรมที่กำหนด ตัวอย่างเช่น ถ้าจ่ายเงินสดให้ใครซักคน เงินสดจะถูกเครดิต หรือบัญชีลูกหนี้จะถูกหัก ระบบรายการเดียวเป็นเหมือนการลงทะเบียนสมุดเช็ค ไม่ได้ติดตามบัญชีสินทรัพย์และหนี้สิน ดังนั้นระบบนี้อาจอำนวยความสะดวกในการคำนวณรายได้สุทธิในระดับหนึ่ง แต่ไม่ต้องดูฐานะการเงินปัจจุบันของกิจการ ระบบนี้อาจเหมาะสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เช่น การเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียว ซึ่งข้อกำหนดทางกฎหมายและโอกาสในการฉ้อโกงมีน้อยหรือน้อยมาก
เข้าคู่
ภายใต้ระบบ double entry ทุกรายการเดบิตเดียวมีรายการเครดิตที่สอดคล้องกัน และรายการเครดิตทุกรายการมีรายการเดบิตที่สอดคล้องกัน นั่นคือทุกรายการมีรายการตรงข้ามเนื่องจากมีสองสิ่งที่ตรงกันข้ามสำหรับธุรกรรมเดียว ความถูกต้องทางคณิตศาสตร์จึงสามารถตรวจสอบได้อย่างง่ายดายโดยการเตรียมงบทดลอง ตามมาตรฐานการบัญชี ทุกบริษัท (ภาครัฐหรือเอกชน จดทะเบียนหรือไม่) และพันธมิตรควรปฏิบัติตามการทำบัญชีรายการคู่ องค์กรจำเป็นต้องจัดเตรียมและส่งบัญชีขั้นสุดท้ายไปยังแผนกภาษีโดยใช้ระบบการเข้าคู่เพื่อวัตถุประสงค์ในการคำนวณภาษี
การเข้าคู่และการเข้าเดี่ยวต่างกันอย่างไร
• จะมีเพียงรายการเดียวในระบบรายการเดียวในขณะที่รายการสองรายการเป็นสิ่งจำเป็นในระบบรายการสองครั้งสำหรับธุรกรรมที่กำหนด
• รายการเดี่ยวเป็นบันทึกที่ไม่สมบูรณ์ ในขณะที่รายการคู่เป็นบันทึกที่สมบูรณ์ของการทำบัญชี
• ระบบการเข้าเล่มแบบ Double Entry มีความซับซ้อนและใช้เวลานานกว่าระบบการเข้าเล่มแบบ Single Entry
• ธุรกรรมเงินสดและธนาคารจะถูกบันทึกในคอลัมน์เดียวกันภายใต้ระบบรายการเดียว ในขณะที่ทั้งสองบันทึกแยกกันในคู่กัน
• วิธีการระบุข้อผิดพลาดมีน้อยมากในระบบการเข้าออกครั้งเดียว อย่างไรก็ตาม ในระบบการเข้าคู่สองครั้ง ข้อผิดพลาดบางอย่างสามารถระบุได้โดยการตรวจสอบข้ามหนึ่งรายการกับรายการตรงข้ามที่สอดคล้องกัน
• สามารถเตรียมงบทดลองเพื่อความถูกต้องทางคณิตศาสตร์ได้ในระบบการเข้าคู่ แต่ระบบเข้าครั้งเดียวไม่สามารถทำได้
• รายการเดบิตและเครดิตทั้งหมดจะถูกบันทึกในคอลัมน์เดียวกัน
• บัญชีสุดท้ายสามารถเตรียมได้ง่ายมากภายใต้ระบบการเข้าคู่ แต่ไม่สามารถทำได้ภายใต้ระบบการเข้าครั้งเดียว
• มีข้อกำหนดบังคับเพื่อใช้ระบบการเข้าคู่ แต่ไม่ใช่กับระบบการเข้าเล่มแบบเข้าครั้งเดียว