ความแตกต่างที่สำคัญ – บัญชีแยกประเภททั่วไปเทียบกับงบทดลอง
การเตรียมบัญชีแยกประเภททั่วไปและงบทดลองเป็นการดำเนินการหลักสองประการในรอบบัญชีซึ่งจำเป็นสำหรับการจัดทำงบการเงินสิ้นปี ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างบัญชีแยกประเภททั่วไปและงบทดลองคือบัญชีแยกประเภททั่วไปคือชุดของบัญชีที่มีการทำธุรกรรมโดยละเอียด ในขณะที่งบทดลองคือใบแจ้งที่บันทึกยอดดุลสิ้นสุดของบัญชีแยกประเภททั่วไป
บัญชีแยกประเภทคืออะไร
บัญชีแยกประเภททั่วไปคือชุดหลักของบัญชีที่มีการบันทึกธุรกรรมทั้งหมดที่ดำเนินการภายในปีการเงินข้อมูลในบัญชีแยกประเภททั่วไปได้มาจากสมุดรายวันทั่วไป ซึ่งเป็นสมุดบัญชีเริ่มต้นสำหรับการทำธุรกรรม บัญชีแยกประเภททั่วไปประกอบด้วยรายการเดบิตและเครดิตทั้งหมดของธุรกรรม และแยกตามประเภทสินทรัพย์ (สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย)
เช่น บัญชีสินทรัพย์ส่วนบุคคล เช่น เงินสด ลูกหนี้ การชำระเงินล่วงหน้า ฯลฯ จะถูกบันทึกภายใต้การจัดประเภทสินทรัพย์
สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีการทำธุรกรรมจำนวนมาก อาจไม่สะดวกที่จะป้อนธุรกรรมทั้งหมดในบัญชีแยกประเภททั่วไปเนื่องจากมีปริมาณมาก ในกรณีดังกล่าว ธุรกรรมแต่ละรายการจะถูกบันทึกใน 'บัญชีแยกประเภทย่อย' และยอดรวมจะถูกโอนไปยังบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีนี้เรียกว่า 'บัญชีควบคุม' และประเภทบัญชีที่มีระดับกิจกรรมสูงโดยทั่วไปจะถูกบันทึกไว้ที่นี่
Figure_1: ตัวอย่างยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไป
งบทดลองคืออะไร
งบทดลองเป็นเวิร์กชีตสรุปซึ่งรวมถึงยอดดุลบัญชีแยกประเภททั้งหมด ณ จุดใดเวลาหนึ่ง (โดยปกติคือสิ้นปีบัญชี) โดยมีจุดประสงค์เพื่อตรวจสอบความถูกต้องทางคณิตศาสตร์ของยอดบัญชีแยกประเภท ยอดเดบิตทั้งหมดจะถูกบันทึกในคอลัมน์เดียวโดยมียอดเครดิตทั้งหมดอยู่ในคอลัมน์อื่น
งบทดลองให้ยอดคงเหลือสุดท้ายทั้งหมดในเอกสารฉบับเดียว ดังนั้นจึงง่ายต่อการใช้เป็นเครื่องมืออ้างอิง นอกจากนี้ยังช่วยในการเปิดเผยข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้จำนวนหนึ่งในกรณีที่เกิดเหตุการณ์ขึ้น และช่วยในการระบุประเภทของรายการบันทึกประจำวันที่ควรโพสต์เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดที่ระบุ
วัตถุประสงค์หลักและการใช้งบทดลอง
เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการตัดสินใจเพื่อความถูกต้องทางคณิตศาสตร์ของยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภท
หากธุรกรรมทั้งหมดสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีได้รับการบันทึกอย่างถูกต้อง ยอดรวมของยอดเดบิตของยอดทดลองควรเท่ากับผลรวมของยอดเครดิต
ตรวจจับและแก้ไขข้อผิดพลาดในการบันทึกข้อมูลทางการเงิน
ข้อผิดพลาดบางประเภทในบัญชีแยกประเภททั่วไปสามารถระบุได้ผ่านงบทดลอง พวกเขาคือ
- ข้อผิดพลาดของการละเลยบางส่วน (เฉพาะรายการเดบิตหรือรายการเครดิตเท่านั้นที่โพสต์ในบัญชี)
- เกิดข้อผิดพลาดในการยกยอด (ยอดสิ้นสุดถูกยกไปข้างหน้าอย่างไม่ถูกต้อง)
- ข้อผิดพลาดในการแคสต์ (ยอดรวมของบัญชีถูกบันทึกมากหรือน้อย)
ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาด จำนวนเงินที่ทำให้เกิดส่วนต่างจะถูกใส่ใน 'บัญชีระงับ' จนกว่าจะได้รับการแก้ไข หากด้านเดบิตของยอดทดลองเกินด้านเครดิต ส่วนต่างจะถูกโอนไปยังบัญชีที่ถูกระงับ และหากยอดดุลเครดิตมากกว่ายอดเดบิต ส่วนต่างจะถูกหักไปยังบัญชีที่ถูกระงับเมื่อระบุข้อผิดพลาด แก้ไข และนับยอดทดลองแล้ว บัญชีระงับชั่วคราวจะถูกปิดเนื่องจากไม่มียอดคงเหลือแล้ว
อย่างไรก็ตาม รายการต่อไปนี้จะไม่ทำให้เกิดความคลาดเคลื่อนในยอดคงเหลือการทดลองใช้
- ข้อผิดพลาดของหลักการ (รายการถูกโพสต์ไปยังประเภทบัญชีที่ไม่ถูกต้อง)
- ข้อผิดพลาดของการละเว้นโดยสมบูรณ์ (รายการถูกละเว้นจากบัญชีโดยสมบูรณ์)
- ข้อผิดพลาดของค่าคอมมิชชั่น (รายการถูกโพสต์ในประเภทบัญชีที่ถูกต้อง แต่ผิดบัญชี)
- ข้อผิดพลาดของรายการเดิม (จำนวนที่ลงรายการบัญชีไม่ถูกต้อง)
- ข้อผิดพลาดของการชดเชย (รายการที่ไม่ถูกต้องในบัญชีสองบัญชีขึ้นไปยกเลิกซึ่งกันและกัน)
- ข้อผิดพลาดของการกลับรายการทั้งหมด (จำนวนที่ถูกต้องถูกผ่านรายการไปยังบัญชีที่ถูกต้องแต่มีการกลับรายการเดบิตและเครดิต)
บัญชีแยกประเภททั่วไปกับงบทดลองต่างกันอย่างไร
บัญชีแยกประเภททั่วไปและงบทดลอง |
|
| บัญชีแยกประเภททั่วไปคือชุดของบัญชีที่บันทึกธุรกรรมทั้งหมด | งบทดลองเป็นคำสั่งสรุปที่สะท้อนถึงยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไป |
| วัตถุประสงค์ | |
| มีวัตถุประสงค์เพื่อบันทึกรายการสุดท้ายของการทำธุรกรรม | จุดประสงค์คือเพื่อตรวจสอบความถูกต้องทางคณิตศาสตร์ของยอดคงเหลือในบัญชีแยกประเภททั่วไป |
| การจัดประเภทบัญชี | |
| ทำได้ตามระดับบัญชี | ไม่มีการจัดประเภทบัญชี |
| ช่วงเวลา | |
| บันทึกรายการระหว่างปีบัญชี | จัดทำในวันสุดท้ายของปีบัญชี |
สรุป – บัญชีแยกประเภททั่วไปเทียบกับงบทดลอง
ในขณะที่กระบวนการบัญชีเคยใช้เวลานานและมีค่าใช้จ่ายสูง แต่ตอนนี้สามารถทำได้โดยใช้เวลาและความพยายามน้อยลงด้วยการใช้ซอฟต์แวร์บัญชีอัตโนมัติ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจความแตกต่างระหว่างบัญชีแยกประเภททั่วไปและงบทดลองอย่างถูกต้อง เนื่องจากทั้งสองเป็นขั้นตอนสำคัญในการจัดทำงบการเงินสิ้นปี ในกรณีที่มีความคลาดเคลื่อนระหว่างยอดเดบิตและเครดิต ควรตรวจสอบและโพสต์รายการแก้ไขก่อนที่จะดำเนินการจัดทำงบการเงิน