ความแตกต่างที่สำคัญ – บัญชีแยกประเภททั่วไปเทียบกับบัญชีแยกประเภทย่อย
การบันทึกข้อมูลทางการเงินเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานและใช้เวลานาน และผลลัพธ์ที่ได้คือการจัดทำงบการเงินสิ้นปี ธุรกิจดำเนินการหลายรายการภายในปีบัญชี และควรบันทึกรายการเหล่านี้ในบัญชีต่างๆ ตามมาตรฐานการบัญชีที่เกี่ยวข้อง บัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีแยกประเภทย่อยเป็นบัญชีที่บันทึกธุรกรรมทางธุรกิจ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างบัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีแยกประเภทย่อยคือในขณะที่บัญชีแยกประเภททั่วไปคือชุดของบัญชีหลักที่มีการบันทึกธุรกรรม บัญชีแยกประเภทย่อยคือชุดบัญชีตัวกลางที่เชื่อมโยงกับบัญชีแยกประเภททั่วไปความสัมพันธ์ระหว่างสองสิ่งนี้คือมีการรวมบัญชีแยกประเภทย่อยหลายบัญชีกับบัญชีแยกประเภททั่วไป
บัญชีแยกประเภทคืออะไร
นี่คือชุดหลักของบัญชีที่บันทึกธุรกรรมทั้งหมดที่ดำเนินการในปีงบการเงิน ข้อมูลสำหรับบัญชีแยกประเภททั่วไปได้มาจากสมุดรายวันทั่วไปซึ่งเป็นสมุดบัญชีเริ่มต้นสำหรับการทำธุรกรรม บัญชีแยกประเภททั่วไปประกอบด้วยรายการเดบิตและเครดิตทั้งหมดของธุรกรรม และแยกตามประเภทของบัญชี คลาสหรือบัญชีมีห้าประเภทหลักดังนี้
สินทรัพย์
ทรัพยากรระยะยาวและระยะสั้นที่ให้ผลประโยชน์ทางเศรษฐกิจ
เช่น ทรัพย์สิน เงินสดและรายการเทียบเท่าเงินสด ลูกหนี้
หนี้สิน
ภาระผูกพันทางการเงินระยะยาวและระยะสั้นที่ควรชำระ
เช่น ชำระคืนเงินกู้, ดอกเบี้ยจ่าย, เจ้าหนี้การค้า
ตราสารทุน
หลักทรัพย์ที่แสดงความสนใจในบริษัทของเจ้าของ
เช่น ทุนเรือนหุ้น ส่วนเกินมูลค่าหุ้น กำไรสะสม
รายได้
เงินที่ได้รับจากการทำธุรกรรมทางธุรกิจ
เช่น รายได้ รายได้จากการลงทุน
ค่าใช้จ่าย
ต้นทุนทางเศรษฐกิจที่ธุรกิจเกิดจากการดำเนินการเพื่อสร้างรายได้
เช่น ต้นทุนขาย ค่าการตลาด ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
รูปที่ 1: การทำบัญชีแยกประเภททั่วไปเกี่ยวข้องกับธุรกรรมที่บันทึกไว้ในบัญชีต่างๆ
บัญชีแยกประเภทย่อยคืออะไร
เรียกอีกอย่างว่า 'บัญชีแยกประเภทย่อย' นี่คือรายละเอียดย่อยของบัญชีที่มีข้อมูลการทำธุรกรรม สำหรับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีการทำธุรกรรมจำนวนมาก อาจไม่สะดวกที่จะเข้าสู่ธุรกรรมทั้งหมดในบัญชีแยกประเภททั่วไปเนื่องจากมีปริมาณมากในกรณีดังกล่าว ธุรกรรมแต่ละรายการจะถูกบันทึกใน 'บัญชีแยกประเภทย่อย' และยอดรวมจะถูกโอนไปยังบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีนี้เรียกว่า 'บัญชีควบคุม' และประเภทบัญชีที่โดยทั่วไปมีระดับกิจกรรมสูงจะถูกบันทึกไว้ที่นี่ บัญชีแยกประเภทย่อยอาจรวมถึงการซื้อ เจ้าหนี้ ลูกหนี้ ต้นทุนการผลิต เงินเดือน และประเภทบัญชีอื่นๆ
เช่น ABC เป็นบริษัทที่ทำยอดขายได้ประมาณ 75% เป็นเครดิต; จึงทำให้มีลูกหนี้หลายราย เนื่องจากมีปริมาณมาก จึงไม่เป็นประโยชน์ในการบันทึกธุรกรรมของลูกหนี้แต่ละรายในบัญชีแยกประเภททั่วไป ABC จะสร้างบัญชีส่วนบุคคลสำหรับลูกหนี้แต่ละรายในบัญชีแยกประเภทย่อยเพื่อบันทึกธุรกรรมและโอนยอดคงเหลือของบัญชีทั้งหมดไปยังบัญชีเดียวที่เป็นตัวแทนของลูกหนี้ทั้งหมด
โครงสร้างนี้ช่วยให้บริษัทสามารถรักษาข้อมูลทางบัญชีในระดับสรุป (ในบัญชีแยกประเภททั่วไป) และที่ระดับรายละเอียด (ในบัญชีแยกประเภทย่อย)ข้อมูลทั้งสองระดับมีความสำคัญต่อการตัดสินใจในเรื่องต่างๆ ดังนั้นบันทึกควรจะถูกต้องและครบถ้วน
บัญชีแยกประเภททั่วไปกับบัญชีแยกประเภทย่อยต่างกันอย่างไร
บัญชีแยกประเภททั่วไปกับบัญชีแยกประเภทย่อย |
|
| บัญชีแยกประเภททั่วไปคือชุดของบัญชีหลักที่บันทึกธุรกรรม | บัญชีแยกประเภทย่อยคือชุดบัญชีตัวกลางที่เชื่อมโยงกับบัญชีแยกประเภททั่วไป |
| ธรรมชาติของบัญชีแยกประเภท | |
| บริษัทดูแลบัญชีแยกประเภททั่วไป | บัญชีแยกประเภทย่อยจำนวนมากเชื่อมโยงกับบัญชีแยกประเภททั่วไป |
| ปริมาณธุรกรรม | |
| บัญชีแยกประเภททั่วไปมีปริมาณธุรกรรมที่จำกัดเนื่องจากเป็นรูปแบบสรุป | บัญชีแยกประเภทย่อยมีข้อมูลจำนวนมากเนื่องจากลักษณะการรายงานโดยละเอียด |
สรุป – บัญชีแยกประเภททั่วไปเทียบกับบัญชีแยกประเภทย่อย
ในขณะที่ดำเนินการด้วยตนเองก่อนหน้านี้ หลายบริษัทใช้แพ็คเกจการบัญชีอัตโนมัติที่จำเป็นต้องมีการแทรกแซงของมนุษย์ขั้นต่ำเพื่อเตรียมบัญชีการเงินในปัจจุบัน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ ลักษณะการบันทึกธุรกรรมในบัญชีแยกประเภททั้งสองจะคล้ายกัน ข้อแตกต่างระหว่างบัญชีแยกประเภททั่วไปและบัญชีแยกประเภทย่อยคือบัญชีที่มีธุรกรรมจำนวนมากจะถูกบันทึกในบัญชีแยกประเภทย่อยก่อนที่จะโอนยอดรวมไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป