ความแตกต่างที่สำคัญ – ขอบเขตโครงการเทียบกับสิ่งที่ส่งมอบ
การจัดการโครงการเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับธุรกิจ เนื่องจากทุกธุรกิจอาจต้องมีส่วนร่วมในโครงการเป็นครั้งคราว ทั้งขอบเขตของโครงการและผลงานที่ได้รับเป็นส่วนสำคัญของโครงการ ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างขอบเขตของโครงการและผลงานของโครงการคือ ขอบเขตของโครงการคือกระบวนการของการกำหนดและจัดทำเอกสารรายการวัตถุประสงค์เฉพาะของโครงการ ผลงาน หน้าที่ และกำหนดเวลา พร้อมด้วยต้นทุนและทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้น ในขณะที่โครงการที่ส่งมอบเป็นรูปธรรมหรือจับต้องไม่ได้ สินค้าหรือบริการที่ผลิตขึ้นจากโครงการที่มีวัตถุประสงค์เพื่อส่งมอบให้กับลูกค้า
ขอบเขตโครงการคืออะไร
ขอบเขตโครงการเป็นหนึ่งในส่วนที่สำคัญที่สุดของโครงการที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดและจัดทำเอกสารรายการวัตถุประสงค์เฉพาะของโครงการ ผลงาน ฟังก์ชัน วันครบกำหนดพร้อมกับต้นทุนและทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้น กล่าวอีกนัยหนึ่ง ขอบเขตโครงการประกอบด้วยงานทั้งหมดที่ควรจะแล้วเสร็จเพื่อส่งมอบโครงการ โครงการคือชุดของงานที่ต้องดำเนินการในช่วงเวลาที่กำหนดเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะ การจัดการโครงการเป็นกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอน เช่น การเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การควบคุม และการปิดโครงการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ขอบเขตของโครงการจะถูกกำหนดในระหว่างขั้นตอนการวางแผน
คำชี้แจงขอบเขตโครงการจัดทำขึ้นในระหว่างขั้นตอนการวางแผน ซึ่งเป็นการยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับผลลัพธ์ที่คาดหวังของโครงการ รวมถึงข้อจำกัดและสมมติฐานที่ทีมงานโครงการจะดำเนินการคำชี้แจงขอบเขตโครงการควรมีความชัดเจนและควรกำหนดขอบเขตของโครงการอย่างชัดเจน
คำชี้แจงขอบเขตโครงการ
ประเด็นหลักที่ควรรวมอยู่ในคำชี้แจงขอบเขตโครงการคือ
เหตุผลของโครงการและวัตถุประสงค์
นี่คือคำแถลงสั้นๆ เกี่ยวกับความต้องการทางธุรกิจของที่อยู่โครงการ เหตุผลต้องเป็นเชิงกลยุทธ์และเป็นไปได้ทางเศรษฐกิจ
เกณฑ์การยอมรับ
เงื่อนไขเช่นกรอบเวลาและคุณภาพที่ควรปฏิบัติตามเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จจะต้องระบุไว้อย่างชัดเจน
สินค้าพร้อมส่ง
คำอธิบายของสินค้าหรือบริการที่จับต้องได้และจับไม่ได้ควรรวมอยู่ในคำชี้แจงขอบเขตโครงการด้วย
รูปที่ 01: ขอบเขตโครงการคือแผนซึ่งรวมทุกแง่มุมที่เกี่ยวข้องของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบ
การส่งมอบโครงการคืออะไร
สิ่งที่ส่งมอบของโครงการเป็นคำที่ใช้อธิบายสินค้าหรือบริการที่จับต้องได้หรือจับต้องไม่ได้ซึ่งเป็นผลมาจากโครงการที่ตั้งใจจะส่งมอบให้กับลูกค้า ผลงานโครงการควรวัดผลได้ เฉพาะเจาะจง และแล้วเสร็จภายในวันที่ครบกำหนดตามลำดับ
ตัวอย่างการส่งมอบโครงการ
ด้านล่างคือตัวอย่างผลงานบางส่วน
- ต้นแบบผลิตภัณฑ์
- รีวิวการออกแบบ
- บริการลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพ
- ตอบกลับเร็วขึ้น
- เว็บไซต์/ หน้าเว็บ
- รายงานเชิงกลยุทธ์
ในโครงการที่มีความสำคัญในขนาดและลักษณะที่ซับซ้อน (เช่น การสร้างยานอวกาศโดย NASA) "เหตุการณ์สำคัญของโครงการ" มักใช้ในกรณีที่มีการดำเนินโครงการเป็นขั้นตอนเป้าหมายของโครงการคือเป้าหมายที่ต้องทำให้สำเร็จตามจุดที่กำหนดในเวลา โครงการจะดำเนินการในขั้นต่อไปเมื่อขั้นตอนปัจจุบันเสร็จสิ้น แต่ละขั้นตอนจะถือเป็นก้าวสำคัญ การบรรลุเป้าหมายอาจรวมถึงการจ่ายเงินหากที่ปรึกษาเป็นผู้ดำเนินการ หรืออาจมีความสำคัญต่อเป้าหมายการปฏิบัติงานของพนักงาน
เมื่อสิ้นสุดโครงการ ควรมีการตรวจสอบเพื่อประเมินประสิทธิภาพของโครงการที่ส่งมอบและวัตถุประสงค์ของโครงการ การตรวจสอบนี้เรียกว่า 'การตรวจสอบหลังเสร็จสิ้น' หรือ 'การตรวจสอบหลังเสร็จสิ้น' วัตถุประสงค์เดียวกันคือเพื่อประเมินว่าลูกค้าหรือลูกค้าพอใจกับสิ่งที่ส่งมอบหรือไม่ และเพื่อให้การเรียนรู้สำหรับโครงการในอนาคต
ขอบเขตโครงการและสิ่งที่ส่งมอบต่างกันอย่างไร
ขอบเขตโครงการเทียบกับสิ่งที่ส่งมอบ |
|
| ขอบเขตของโครงการคือกระบวนการในการกำหนดและบันทึกรายการวัตถุประสงค์เฉพาะของโครงการ ผลงานที่ส่งได้ ฟังก์ชัน กำหนดเวลา ตลอดจนต้นทุนและทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการโครงการให้เสร็จสิ้น | การส่งมอบสินค้าเป็นสินค้าหรือบริการที่จับต้องได้หรือจับต้องไม่ได้ซึ่งเกิดขึ้นจากโครงการที่ตั้งใจจะส่งมอบให้กับลูกค้า |
| เวทีในรอบโครงการ | |
| กำหนดขอบเขตโครงการในระหว่างขั้นตอนการวางแผนของโครงการ | การส่งมอบจะดำเนินการในขั้นตอนสุดท้ายของโครงการ |
| ธรรมชาติ | |
| ขอบเขตโครงการแสดงถึงความสำเร็จของทั้งโครงการ | สิ่งที่ส่งมอบเป็นตัวแทนของโครงการและเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด |
สรุป – ขอบเขตโครงการเทียบกับสิ่งที่ส่งมอบ
ความแตกต่างระหว่างขอบเขตของโครงการและผลลัพธ์ที่ได้ขึ้นอยู่กับหลาย ๆ ด้าน เช่น ระยะในชีวิตของโครงการที่มีความสำคัญ ธรรมชาติและผลกระทบโดยรวมต่อโครงการ การกำหนดขอบเขตโครงการอย่างเหมาะสมจะส่งผลโดยตรงต่อความสำเร็จของโครงการ หากไม่มีขอบเขตที่เหมาะสม บริษัทจะไม่สามารถดำเนินโครงการได้สำเร็จ ในทางกลับกัน สิ่งที่ส่งมอบมีความสำคัญเท่าเทียมกัน เนื่องจากผลกระทบที่แน่นอนของโครงการวัดจากสิ่งที่ส่งมอบ