รายงานแบบสั้นเทียบกับแบบยาว
การเขียนรายงานในธุรกิจเป็นสิ่งจำเป็น และมีบางครั้งที่ในฐานะผู้จัดการธุรกิจ คุณจำเป็นต้องเขียนรายงานโดยละเอียดและบางครั้งคุณจำเป็นต้องส่งต่อข้อมูลที่กระชับในแบบสรุป รายงานเหล่านี้เรียกว่ารายงานแบบสั้นและแบบยาว แม้ว่าอาจมีข้อมูลที่คล้ายคลึงกัน แต่ก็มีความแตกต่างในด้านรูปแบบ สไตล์ ความลึก และแน่นอนความยาว เรามาดูรายละเอียดของรายงานทั้งสองประเภทกันดีกว่า
จุดมุ่งหมายของรายงานใด ๆ ไม่ว่ายาวหรือสั้นจะต้องชัดเจนเพื่อให้เข้าใจข้อมูลที่ตั้งใจจะส่งต่อได้ง่ายการเขียนรายงานเป็นทักษะที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการมืออาชีพทุกคน ต้องเข้าใจว่ารายงานนำเสนอข้อเท็จจริงและตัวเลขและไม่ต้องกดเพื่อโต้แย้งซึ่งเป็นกรณีในเรียงความ ผู้อ่านคนใดไม่มีเวลานิรันดร์ในการอ่านรายงานอย่างสบาย ๆ ดังนั้นรายงานใด ๆ ไม่ว่าจะยาวหรือสั้น ต้องใช้ย่อหน้าที่สั้นและกระชับพร้อมหัวเรื่องและหัวเรื่องย่อยและประเด็นสำคัญที่ขีดเส้นใต้เพื่อเน้นย้ำถึงความสำคัญ
รายงานแบบสั้นเรียกอีกอย่างว่ารายงานอย่างไม่เป็นทางการ ในขณะที่รายงานแบบยาวบางครั้งเรียกว่ารายงานที่เป็นทางการ รายงานสั้นๆ มักจะไม่เกินหน้าเดียวของข้อความที่มีข้อเท็จจริงและตัวเลขในลักษณะที่กระชับที่สุด รายงานสั้นๆ ก็เหมือนบันทึกข้อตกลงและไม่ต้องการใบปะหน้า รูปแบบของรายงานนี้มักจะเป็นแบบสบายๆ และผ่อนคลาย รูปแบบการเขียนรวมถึงการใช้บุคคลที่หนึ่งเช่น I และ We ตรงกันข้ามกับรายงานขนาดยาวที่ใช้ชื่อเต็มของบุคคล
รายงานยาวมีชื่อเรื่อง บทนำ เนื้อหา และบทสรุปเสมอมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้าเสมอ บางครั้งมีจดหมายปะหน้าที่กล่าวถึงรายละเอียดทั้งหมดที่รวมอยู่ในรายงานฉบับยาว ในตอนท้ายของรายงานฉบับยาวจะมีบรรณานุกรมและภาคผนวก เป็นเรื่องปกติที่จะมีการพิมพ์รายงานแบบยาวและผูกไว้กับปกแข็ง น้ำเสียงในรายงานแบบยาวถูกจำกัดและมืดมนตรงกันข้ามกับจดหมายสั้นๆ