กำหนดการ vs นาที
วาระและรายงานการประชุมเป็นส่วนประกอบที่สำคัญที่สุดของการประชุม มีหลายสิ่งที่อยู่ในความคิดของผู้จัดการประชุม เช่น ตาราง เวลา สถานที่ แขก แผนการประชุม เป็นต้น ดังนั้นจึงจำเป็นต้องตระหนักถึงความแตกต่างระหว่างวาระการประชุมและรายงานการประชุม
วาระ
Agenda คือคำที่ใช้อธิบายกำหนดการหรือโปรแกรมการประชุม เป็นรายการสิ่งที่ต้องทำหรืออภิปรายในระหว่างการประชุม การประชุมอย่างเป็นทางการใด ๆ ที่จัดขึ้นต้องมีวาระการประชุม มีลำดับการหยิบยกประเด็นและอภิปรายระหว่างการประชุม และระเบียบวาระการประชุมระบุลำดับนี้ไว้อย่างชัดเจนระเบียบวาระนี้จะเผยแพร่ในหมู่แขกก่อนที่พวกเขาจะมาถึงสถานที่จริงในเวลาที่มีการประชุมเพื่อให้พวกเขาทำความคุ้นเคยกับหัวข้อที่จะอภิปรายในระหว่างการประชุม วัตถุประสงค์อีกประการของวาระนี้คือเพื่อให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมเตรียมตามนั้นและไม่ถูกจับโดยไม่รู้ตัว
นาที
นาทีเป็นคำที่ใช้อ้างถึงบันทึกอย่างเป็นทางการของการดำเนินการในระหว่างการประชุมอย่างเป็นทางการ รายงานเหล่านี้ใช้บันทึกสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมและเตือนผู้คนหลังจากผ่านไประยะหนึ่งหากพวกเขาลืม รายงานเหล่านี้ยังมีประโยชน์สำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ เนื่องจากได้เรียนรู้ทุกอย่างที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุม รายงานการประชุมประกอบด้วยชื่อสถานที่ วันที่และเวลาของการประชุม และรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมด นาทีเหล่านี้ยังมีชื่อของผู้ที่ใช้นาทีเหล่านี้ด้วย
วาระและนาทีต่างกันอย่างไร
• กำหนดการคือตารางการประชุมและบอกลำดับเหตุการณ์ระหว่างการประชุมเพื่อให้แขกเตรียมตัวล่วงหน้า
• นาทีหมายถึงบันทึกอย่างเป็นทางการของการดำเนินการของการประชุมอย่างเป็นทางการ นาทีมีความสำคัญในการเตือนสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการประชุมในวันที่ในอนาคตถ้าคนลืม