การสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษร
การสื่อสารเป็นกระบวนการถ่ายโอนข้อมูลจากคนหนึ่งไปยังอีกคนหนึ่ง ไม่ว่าในสถานการณ์การทำงานที่เราทำตามคำแนะนำเป็นลายลักษณ์อักษรหรือคำสั่งที่ได้รับด้วยวาจาจากหัวหน้าของเราหรือในชีวิตประจำวันที่เราพูดคุยกับทุกคนที่ติดต่อกับเราอย่างต่อเนื่อง การสื่อสารมีบทบาทสำคัญในชีวิตของเรา แต่เราไม่ค่อยหยุดคิดถึงความแตกต่างระหว่างการสื่อสารด้วยวาจาและการเขียน บทความนี้พยายามเน้นความแตกต่างระหว่างการสื่อสารด้วยวาจาหรือทางวาจาและลายลักษณ์อักษร
การสื่อสารด้วยวาจา
การสื่อสารด้วยวาจาหมายถึงคำพูดและขึ้นอยู่กับความรู้สึกของการได้ยินของผู้อื่น ส่วนใหญ่เกิดขึ้นในสถานการณ์แบบตัวต่อตัวซึ่งผู้คนกำลังพูดคุยกันแบบเห็นหน้ากัน ระหว่างเพื่อน การสื่อสารด้วยวาจาเป็นเรื่องสบายๆ และการเลือกใช้คำก็ไม่เป็นทางการเช่นกัน ในทางตรงกันข้าม การสื่อสารที่เป็นทางการคือเมื่อครูกำลังอธิบายหัวข้อในเรื่องกับนักเรียนในห้องเรียนหรือเมื่อผู้นำกำลังกล่าวสุนทรพจน์ การเลือกคำ โทนเนอร์ และอายุของการพูดทำให้เกิดความแตกต่าง
ในการสื่อสารด้วยวาจา เราสามารถรับข้อเสนอแนะได้ทันทีและก้าวไปข้างหน้าในการสื่อสารตามนั้น ไม่มีข้อความในการสื่อสารด้วยวาจา ซึ่งหมายความว่าเราไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานในการต่อต้านผู้อื่นได้ มีข้อจำกัดหรืออุปสรรคในการสื่อสารด้วยวาจาอยู่เสมอ เนื่องจากเราสามารถพูดคุยกับคนจำนวนจำกัดได้ แม้ว่าความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีจะทำให้ข้อความที่พูดสามารถส่งข้อความถึงผู้คนนับล้านผ่านทางวิทยุหรือโทรทัศน์ทั่วโลกการสื่อสารด้วยวาจาไม่จำเป็นต้องมีคนรู้หนังสือ และคนที่ไม่รู้หนังสือสามารถสื่อสารกันได้อย่างง่ายดาย การสื่อสารด้วยวาจาเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร
ในชีวิตประจำวัน ระหว่างสามีภรรยาหรือแม่ลูก การสื่อสารด้วยวาจาก็เพียงพอและมีประสิทธิภาพ แต่ในสถานการณ์การทำงานหรือในสถานการณ์ที่เป็นทางการ บางครั้งการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรก็มีความสำคัญและมีประสิทธิภาพมากในบางครั้ง
สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในโรงงานมีการสะกดและเขียนไว้อย่างชัดเจนเพื่อไม่ให้พนักงานแก้ตัวโดยไม่ทราบกฎเกณฑ์ ในทำนองเดียวกัน ในบริษัท การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงมักถูกแจกจ่ายให้กับพนักงานในรูปแบบของข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษร ความรู้ของนักเรียนส่วนใหญ่จะประเมินผ่านข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษร แม้ว่าจะมีชั้นเรียนภาคปฏิบัติด้วย
การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรจำเป็นต้องมีความเข้าใจในภาษาของผู้รับ ข้อดีอย่างหนึ่งของการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรคือสามารถเก็บไว้เป็นบันทึกและใช้เป็นหลักฐานได้
การสื่อสารด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษร
• การสื่อสารส่วนใหญ่ไม่ใช้คำพูด ไม่เป็นลายลักษณ์อักษร และขึ้นอยู่กับการชี้นำที่ไม่ใช้คำพูดของผู้พูด อย่างไรก็ตาม ในชีวิตประจำวัน การสื่อสารด้วยวาจามีความสำคัญมากกว่าการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร
• ในสถานการณ์ที่เป็นทางการ เช่น ในห้องเรียนหรือการประชุมทางธุรกิจ การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรมีประสิทธิภาพมากกว่าการสื่อสารด้วยวาจา เนื่องจากเจ้าหน้าที่ต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความนั้นส่งถึงทุกคน
• ไม่สามารถแก้ไขได้หลังจากพูดไปแล้ว แต่ในกรณีของการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร เป็นไปได้ที่จะเขียนใหม่และแก้ไขข้อความที่เข้าใจในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรนั้นต้องใช้การรู้หนังสือ อย่างไรก็ตาม ระดับความเข้าใจจะเพิ่มขึ้นได้โดยการอ่านข้อความซ้ำๆ ซึ่งเป็นไปไม่ได้ด้วยการสื่อสารด้วยวาจา
• การสื่อสารด้วยวาจาเป็นที่จดจำน้อยกว่าการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษร