ความแตกต่างที่สำคัญ – การบริหารโครงการเทียบกับการจัดการหน้าที่
ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการจัดการโครงการและการจัดการการทำงานคือการจัดการโครงการคือกระบวนการเริ่มต้น การวางแผน การดำเนินการ การควบคุม และการปิดโครงการเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะ ในขณะที่การจัดการหน้าที่คือการจัดการกิจกรรมการกำหนดเส้นทาง ในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น การผลิต การขาย การตลาด การเงิน เป็นต้น เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร การจัดการงานด้านหน้าที่ดำเนินการตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงจุดสิ้นสุดขององค์กรธุรกิจในทางกลับกัน โครงการต่างๆ จะดำเนินการตามความต้องการเฉพาะ
การบริหารโครงการคืออะไร
โครงการคือชุดของงานที่ต้องดำเนินการในช่วงเวลาที่กำหนดเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะ เป็นแบบฝึกหัดพิเศษที่จะสิ้นสุดลงหลังจากบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการ
การจัดการโครงการเป็นกระบวนการเริ่มต้น วางแผน ดำเนินการ ควบคุม และปิดงานของโครงการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า สถาบันการจัดการโครงการ (PMI) กำหนดการจัดการโครงการเป็น "การนำความรู้ ทักษะ เครื่องมือและเทคนิคไปใช้กับกิจกรรมที่หลากหลายเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของโครงการเฉพาะ"
ขั้นตอนในการบริหารโครงการ
แนวคิดและการเริ่มต้นโครงการ
นี่คือที่กล่าวถึงความจำเป็นในการดำเนินโครงการพร้อมกับวัตถุประสงค์ของโครงการ ผลลัพธ์ของโครงการจะต้องสามารถบรรลุได้ วัดผลได้ และมุ่งเน้นผลลัพธ์
คำจำกัดความและการวางแผนโครงการ
ในเฟสนี้ ขอบเขตของโปรเจ็กต์จะถูกเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมกับงานที่ต้องทำ การกำหนดผู้จัดการโครงการเป็นหนึ่งในการดำเนินการที่สำคัญที่สุดในระหว่างขั้นตอนการวางแผน หลังจากเลือกผู้จัดการโครงการแล้ว ทีมงานโครงการจะถูกเลือกและจัดสรรทรัพยากรและความรับผิดชอบ
เปิดตัวหรือดำเนินโครงการ
โดยทั่วไปโครงการจะดำเนินการในขั้นตอนที่ทีมโครงการจะย้ายไปที่ขั้นตอนถัดไปเมื่อเสร็จสิ้นขั้นตอนเดียว ผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงการดำเนินไปอย่างราบรื่นและควรแก้ไขปัญหาที่เกี่ยวข้องหากมี
การตรวจสอบและควบคุมประสิทธิภาพของโครงการ
ผู้จัดการโครงการจะเปรียบเทียบสถานะโครงการและความคืบหน้ากับแผนจริงต่อไป เนื่องจากทรัพยากรดำเนินการตามกำหนดการ ในระหว่างระยะนี้ ผู้จัดการโครงการต้องปรับตารางเวลาหากจำเป็นเพื่อให้โครงการดำเนินต่อไปได้
ปิดโครงการ
หลังจากงานโครงการเสร็จสิ้นและส่งมอบผลลัพธ์แล้ว การประเมินเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อประเมินความสำเร็จของโครงการและเพื่อให้แน่ใจว่าการเรียนรู้สำหรับโครงการในอนาคต แบบฝึกหัดนี้เรียกว่า 'การตรวจสอบหลังเสร็จสิ้น'
การดำเนินโครงการและการจัดการโครงการสามารถพบเห็นได้ในหลายอุตสาหกรรม เช่น การวิจัย การจัดการธุรกิจ การแพทย์ และวิศวกรรม ผู้จัดการโครงการเป็นบุคคลสำคัญในโครงการ และต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดี ทักษะการวิเคราะห์ ทักษะการจัดการการเปลี่ยนแปลง และทักษะการเจรจาต่อรองเพื่อส่งมอบผลลัพธ์ตามที่ต้องการของโครงการ
รูปที่ 01: การจัดการโครงการต้องการการบูรณาการทักษะต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการหน้าที่คืออะไร
การจัดการหน้าที่หมายถึงการจัดการกิจกรรมการกำหนดเส้นทางในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น การผลิต การขาย และการตลาด การเงิน ฯลฯ ผู้จัดการสายงานมีหน้าที่รับผิดชอบอย่างต่อเนื่องและมักไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับทีมโครงการ งานหลักของผู้จัดการตามหน้าที่คือดูแลให้กิจกรรมทางธุรกิจในแต่ละวันดำเนินไปอย่างราบรื่น ซึ่งจะช่วยบรรลุวัตถุประสงค์โดยรวมขององค์กร
หน้าที่ของผู้จัดการหน้าที่
- แบ่งปันคำแนะนำและความรู้อย่างมืออาชีพกับพนักงาน
- จัดสรรทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพโดยระบุลำดับความสำคัญของทรัพยากร
- ให้โอกาสการเรียนรู้แก่พนักงาน
- ระบุความไร้ประสิทธิภาพด้านต้นทุนและแก้ไขปัญหาเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพ
การบริหารโครงการและการจัดการหน้าที่ต่างกันอย่างไร
การบริหารโครงการเทียบกับการจัดการหน้าที่ |
|
| การจัดการโครงการคือกระบวนการเริ่มต้น วางแผน ดำเนินการ ควบคุม และปิดโครงการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเฉพาะ | การจัดการหน้าที่คือการจัดการกิจกรรมการกำหนดเส้นทางในองค์กรที่เกี่ยวข้องกับหน้าที่ต่างๆ เช่น การผลิต การขาย และการตลาด การเงิน ฯลฯ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายโดยรวมขององค์กร |
| ธรรมชาติ | |
| การจัดการโครงการไม่เหมือนใครและโครงการจะสิ้นสุดลงเมื่อบรรลุวัตถุประสงค์ | การจัดการหน้าที่เป็นกระบวนการที่ซ้ำซากจำเจ |
| กรอบเวลา | |
| การจัดการโครงการเป็นกิจกรรมที่ทำครั้งเดียวโดยมีช่วงเวลาที่กำหนด | การจัดการหน้าที่เป็นกิจกรรมต่อเนื่อง |
สรุป – การบริหารโครงการเทียบกับการจัดการหน้าที่
ความแตกต่างระหว่างการจัดการโครงการและการจัดการการทำงานสามารถระบุได้ง่ายโดยคำนึงถึงลักษณะของโครงการ หากการมุ่งเน้นคือการบรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะภายในระยะเวลาที่กำหนดซึ่งอยู่นอกเหนือการดำเนินธุรกิจตามปกติ งานดังกล่าวจะเกี่ยวข้องกับการจัดการโครงการ การจัดการกิจกรรมทางธุรกิจประจำวันด้วยความตั้งใจที่จะบรรลุวัตถุประสงค์โดยรวมของบริษัทนั้นเรียกว่าการจัดการตามหน้าที่ ทั้งสองด้านมีความสำคัญมากสำหรับองค์กรที่โครงการจะต้องดำเนินการตามความต้องการทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง