วารสารกับบัญชีแยกประเภท
วารสารและบัญชีแยกประเภทเป็นคำหลักสองคำที่มักพบบ่อยเมื่อศึกษาแนวคิดของการบัญชีการเงินหรือจัดทำงบการเงิน ในระบบบัญชีสองรายการ บัญชีแยกประเภทและวารสารมีบทบาทสำคัญและสำคัญ ก่อนการจัดทำบัญชีขั้นสุดท้าย ธุรกรรมทั้งหมดที่เกิดขึ้นจะต้องผ่านทั้งสองเล่มนี้
วารสาร
วารสารเป็นหนังสือสำคัญ; นั่นคือ เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมเกิดขึ้น จะต้องมีการบันทึกหลังจากนั้นไม่นานในสมุดรายวัน รายการที่ทำขึ้นเรียกว่ารายการบันทึกประจำวัน กระบวนการบันทึกในวารสารเรียกว่าการทำเจอร์นัลรายการบันทึกระบุว่าบัญชีใดที่จะหักและบัญชีใดที่จะให้เครดิต นอกจากนี้ยังมีคำบรรยายที่ระบุว่าเหตุใดจึงมีการทำรายการที่เกี่ยวข้อง วารสารประเภทหลักบางประเภท ได้แก่ สมุดรายวันทั่วไป สมุดรายวันการซื้อ สมุดรายวันการขาย ฯลฯ ธุรกรรมจะต้องถูกบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปหรือวารสารพิเศษอื่นใดรายการหนึ่ง วารสารมีข้อมูลในลำดับเหตุการณ์ในอดีต
บัญชีแยกประเภท
บัญชีแยกประเภทสามารถกำหนดเป็นสมุดบัญชีของรายการสุดท้ายที่รายการธุรกรรมอยู่ในบัญชีแยกต่างหาก บัญชีแยกประเภทมีหลายบัญชี (ปกติเรียกว่าบัญชี T-) ธุรกรรมที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันจะถูกจัดกลุ่มตามนั้นและแปลงเป็นบัญชีที่ถูกต้องในบัญชีแยกประเภท กระบวนการบันทึกข้อมูลนี้เรียกว่าการโพสต์ งบการเงิน (หรือที่เรียกว่าบัญชีขั้นสุดท้าย) เช่น งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ (งบกำไรขาดทุน) งบแสดงฐานะการเงิน (งบดุล) มักมาจากบัญชีแยกประเภทบัญชีแยกประเภทสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้ กล่าวคือ เมื่อรวมยอดเดบิตทั้งหมดในบัญชีแยกประเภท ณ วันที่หรือเวลาที่กำหนดจะต้องเท่ากับยอดรวมของยอดเครดิตทั้งหมดในบัญชีแยกประเภท
สมุดรายวันกับบัญชีแยกประเภทต่างกันอย่างไร
ไม่เพียงแต่ในชื่อเท่านั้น แต่ยังมีลักษณะพื้นฐานที่แตกต่างกันอีกด้วย ความแตกต่างหลักอยู่ด้านล่าง
• วารสารคือสมุดรายการสำคัญ (อันดับแรก) ในขณะที่บัญชีแยกประเภทคือสมุดรายการสุดท้าย
• กล่าวอีกนัยหนึ่ง บัญชีแยกประเภทมีบันทึกการวิเคราะห์ ในขณะที่วารสารมีบันทึกตามลำดับเวลา
• ต้องมีคำบรรยายในวารสารที่ไม่ใช่ในบัญชีแยกประเภท
• ธุรกรรมจะถูกบันทึกตามลำดับที่เกิดขึ้นในสมุดรายวัน ในขณะที่ธุรกรรมจะถูกจัดประเภทและบันทึกในบัญชีที่เกี่ยวข้องในบัญชีแยกประเภท
• ข้อมูลสามารถจัดประเภทตามธุรกรรมในบัญชีแยกประเภท ในขณะที่พื้นฐานของการจัดประเภทของข้อมูลคือบัญชีในบัญชีแยกประเภท
• ธุรกรรมแรกจะถูกบันทึกลงในสมุดรายวันทันทีที่เกิดรายการนั้น มันจะถูกโอนไปยังบัญชีแยกประเภทเท่านั้น
• บัญชีสุดท้ายไม่สามารถจัดทำโดยตรงจากสมุดรายวัน แต่บัญชีแยกประเภทเป็นพื้นฐานสำหรับการเตรียมบัญชีขั้นสุดท้ายอย่างง่าย
• ความถูกต้องของวารสารไม่สามารถทดสอบได้ แต่ความถูกต้องของบัญชีแยกประเภทสามารถทดสอบได้ในระดับหนึ่งโดยใช้งบทดลอง
• สมุดรายวันมีสองคอลัมน์สำหรับเดบิตและเครดิต ในขณะที่บัญชีแยกประเภทมีสองด้านของบัญชีด้านหนึ่งสำหรับเดบิตและอีกด้านหนึ่งสำหรับเครดิต
• สมุดรายวันไม่สมดุลเมื่อสิ้นสุดระยะเวลา แต่บัญชีในบัญชีแยกประเภทจะมีความสมดุลเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาที่กำหนด