เสมียนกับธุรการ
ในสภาพแวดล้อมของสำนักงาน การรู้ความแตกต่างระหว่างหน้าที่ธุรการและธุรการเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบุคคลใดอยู่ในหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่งเหล่านี้ แม้ว่าบทบาททั้งสองจะค่อนข้างคล้ายกัน แต่ความแตกต่างหลายประการในลักษณะของงานทำให้พวกเขามีเอกลักษณ์เฉพาะตัว
เสมียนคืออะไร
เสมียนหรือเสมียนซึ่งเป็นพนักงานปกขาวที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานสำนักงานทั่วไปคือบุคคลที่ทำงานที่เกี่ยวข้องกับการขายในสภาพแวดล้อมการค้าปลีก งานธุรการส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการยื่น การเก็บบันทึก เคาน์เตอร์บริการพนักงาน และงานอื่นๆแม้ว่าอาชีพเสมียนไม่จำเป็นต้องมีวุฒิการศึกษาระดับวิทยาลัย แต่จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมสายอาชีพและการศึกษาระดับวิทยาลัยบางส่วนสำหรับภาคสนาม นายจ้างอาจจัดให้มีการฝึกอบรมธุรการ ในขณะที่ความคุ้นเคยกับอุปกรณ์สำนักงานและซอฟต์แวร์บางอย่างมักจำเป็นสำหรับบทบาทงานธุรการ เนื่องจากตำแหน่งงานธุรการกำหนดให้บุคคลต้องปฏิบัติงานที่เป็นกิจวัตรอย่างมากโดยแทบไม่มีอิสระในตัวเอง นักสังคมวิทยาเช่น Joseph Hickey, William Thompson หรือ James Henslin จึงถือว่าผู้ที่ทำหน้าที่ธุรการเป็นส่วนหนึ่งของชนชั้นแรงงาน ตำแหน่งเสมียนส่วนใหญ่ยังถือครองโดยผู้หญิงแม้ในปัจจุบัน ในขณะที่ในอดีต ตำแหน่งเสมียนก็ถูกจัดขึ้นโดยผู้หญิงโดยเฉพาะเช่นกัน หน้าที่และตำแหน่งบางอย่างที่เป็นของอาชีพเสมียน ได้แก่ เสมียนป้อนข้อมูล, เสมียนแผนกต้อนรับของโรงแรม, เสมียนขาย, เสมียนส่วนบริการ, เสมียนเดลี่, เสมียนคลินิก, เสมียนลงทะเบียนเงินสด, เสมียนเอกสารและอื่น ๆ
การบริหารคืออะไร
บริการด้านการบริหารเกี่ยวข้องกับการจัดการหรือการดำเนินธุรกิจ การตัดสินใจ ตลอดจนการจัดการผู้คนและทรัพยากรอื่นๆ เพื่อนำกิจกรรมไปสู่เป้าหมายร่วมกันผู้ที่ทำงานในบริการด้านการบริหารจำเป็นต้องได้รับการศึกษาอย่างเป็นทางการที่สูงกว่าประกาศนียบัตรมัธยมปลายเนื่องจากจำเป็นต้องจัดการกับงานที่ได้รับมอบหมายซึ่งต้องใช้ความเชี่ยวชาญจำนวนหนึ่ง บทบาทการบริหารบางอย่างจำเป็นต้องมีวุฒิการศึกษาระดับปริญญาตรีในขณะที่บางตำแหน่งอาจจำเป็นต้องมีปริญญาการบริหารสองปีหรือใบรับรองหนึ่งปี เงินเดือนเฉลี่ยของเจ้าหน้าที่ธุรการขึ้นอยู่กับการศึกษาและการฝึกอบรม
ธุรการกับธุรการต่างกันอย่างไร
• บุคคลที่ดำรงตำแหน่งเสมียนในองค์กรไม่จำเป็นต้องได้รับการศึกษาอย่างเป็นทางการ บุคคลที่ทำหน้าที่ธุรการจะต้องมีวุฒิการศึกษาที่สูงขึ้น เช่น ปริญญาตรีหรือปริญญาบริหารสองปี
• เจ้าหน้าที่ธุรการได้รับความไว้วางใจด้วยพื้นฐานเบื้องต้น เช่น รับโทรศัพท์ ยื่นเอกสาร ฯลฯ ในขณะที่เจ้าหน้าที่ธุรการได้รับมอบหมายให้มอบหมายงานที่มีความต้องการมากขึ้น
• พนักงานธุรการจะอยู่ที่ระดับล่างสุดของมาตราส่วนค่าจ้าง โดยมีมูลค่าประมาณ 18 ดอลลาร์ 440 ดอลลาร์ – 44 ดอลลาร์ 176 ดอลลาร์ ตามสาขาและระดับความเชี่ยวชาญ อัตราค่าจ้างเฉลี่ยของเจ้าหน้าที่ธุรการอาจมีตั้งแต่ $23, 160 และ $62, 070 ขึ้นอยู่กับการศึกษาและการฝึกอบรมของพวกเขา
• งานธุรการถือเป็นงานก้าวหน้าระดับหนึ่งในขณะที่งานธุรการคือความก้าวหน้าสองระดับ
• หน้าที่ในบทบาทเสมียนอาจรวมถึงงานต่างๆ เช่น การยื่น การจัดระเบียบ การป้อนข้อมูลพื้นฐานลงในระบบคอมพิวเตอร์ ฯลฯ เสมียนไม่ต้องการความเชี่ยวชาญเฉพาะด้านใด ๆ และไม่ได้รับการตรวจสอบจากผู้อื่นเช่นกัน
• งานธุรการต้องใช้ความรู้เฉพาะทางมากกว่าหนึ่งสาขา ความเชี่ยวชาญในการเก็บรวบรวม วิเคราะห์ ตีความ และรายงานข้อมูลมีความสำคัญต่อบทบาทการบริหาร นอกเหนือจากความสามารถในการทำงานโดยไม่มีการควบคุม การใช้วิจารณญาณที่ดี และความสามารถในการวางแผนล่วงหน้า
ดังนั้น อาจมีคนสรุปว่าในขณะที่ผู้ที่ทำหน้าที่ธุรการคือผู้ที่ได้รับการยอมรับว่าเป็นพนักงานระดับเริ่มต้น ในขณะที่หน้าที่ธุรการจะดำเนินการโดยผู้ช่วยธุรการหรือเลขานุการที่ผ่านการฝึกอบรมมาแล้ว