คำเตือนทางวาจาและลายลักษณ์อักษร
ความแตกต่างระหว่างการเตือนด้วยวาจาและคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรอาจดูเหมือนค่อนข้างชัดเจนตั้งแต่แรกเห็น คำเตือนด้วยวาจาและคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบททางกฎหมาย แสดงถึงขั้นตอนในการดำเนินการทางวินัยและ/หรือการแก้ไขอย่างเป็นทางการ สำหรับพวกเราที่ไม่คุ้นเคยกับข้อกำหนด คำเตือนด้วยวาจาและคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรนั้นอยู่ในนโยบายทางวินัยของบริษัทเป็นหลัก และบริษัทส่วนใหญ่จะออกคำเตือนดังกล่าวซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการแก้ไข ตามเนื้อผ้า เงื่อนไขถูกกำหนดโดยรวมเป็นชุดของขั้นตอนที่ดำเนินการเพื่อลงโทษพนักงานหรือแก้ไขประสิทธิภาพการทำงานของเขา/เธอขั้นตอนเหล่านี้ไม่ได้จำกัดอยู่เพียงคำเตือนด้วยวาจาและเป็นลายลักษณ์อักษรเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการระงับและ/หรือการยุติด้วย อย่างไรก็ตาม ความกังวลของบทความนี้เป็นเพียงคำเตือนด้วยวาจาและลายลักษณ์อักษรเท่านั้น ซึ่งสามารถแยกความแตกต่างได้จากข้อเท็จจริงที่ว่าคำเตือนด้วยวาจามาก่อนคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร นอกจากนี้ ยังต้องสังเกตว่าในขณะที่บริษัทส่วนใหญ่ปฏิบัติตามขั้นตอนเหล่านี้ของการลงโทษทางวินัยอย่างเคร่งครัด บริษัทอื่นอาจดำเนินการขั้นตอนดังกล่าวแตกต่างกันเล็กน้อย
คำเตือนทางวาจาคืออะไร
คำว่า คำเตือนด้วยวาจา ถูกกำหนดให้เป็นคำเตือนที่ออกให้กับพนักงานโดยผู้จัดการหรือหัวหน้างานของพนักงานเกี่ยวกับวินัยและ / หรือปัญหาการปฏิบัติงาน โดยปกติแล้วจะออกระหว่างการสนทนาระหว่างพนักงานและหัวหน้างาน คำเตือนด้วยวาจาแสดงถึงขั้นตอนแรกในกระบวนการแก้ไข จุดประสงค์เบื้องหลังคำเตือนดังกล่าวคือเพื่อแจ้งให้พนักงานทราบถึงผลการปฏิบัติงานหรือพฤติกรรมของตน และด้วยเหตุนี้จึงให้พื้นที่สำหรับการแก้ไขผลการปฏิบัติงานหรือพฤติกรรมดังกล่าวปัญหานี้อาจเป็นการละเมิดมาตรฐานหรือกฎของบริษัท การกระทำความผิดเล็กน้อย เช่น ขาดงานอย่างต่อเนื่อง หรือการปฏิบัติงานที่ไม่น่าพอใจ
เมื่อออกคำเตือนด้วยวาจา ผู้บังคับบัญชาหรือผู้จัดการต้องปฏิบัติตามขั้นตอนที่ยุติธรรม ขั้นตอนการออกคำเตือนด้วยวาจาอาจแตกต่างกันไปในแต่ละบริษัท อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้ว ควรนำขั้นตอนบางอย่างมาใช้ เช่น การออกคำเตือนเป็นการส่วนตัว ระบุปัญหาโดยเฉพาะ และให้โอกาสพนักงานอธิบายด้านของตน โดยระบุอย่างชัดเจนถึงประสิทธิภาพที่คาดหวังและมาตรฐานที่จำเป็นสำหรับพนักงาน และสุดท้าย บันทึกการสนทนาระหว่างที่มีการออกคำเตือนด้วยวาจา คำเตือนด้วยวาจาที่บันทึกไว้นี้โดยทั่วไปต้องมีชื่อของพนักงาน วันที่ของคำเตือน ปัญหา และผลการปฏิบัติงานที่คาดหวัง เอกสารของคำเตือนด้วยวาจาแสดงถึงบันทึกที่ไม่เป็นทางการของสิ่งเดียวกัน และอยู่ในไฟล์ของพนักงาน วัตถุประสงค์สูงสุดของการเตือนด้วยวาจาคือการให้โอกาสพนักงานอีกครั้งในการแก้ไขพฤติกรรมหรือผลการปฏิบัติงานของตนมันเหมือนกับได้รับโอกาสครั้งที่สอง
มีการเตือนด้วยวาจาระหว่างการสนทนา
คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรคืออะไร
พูดง่ายๆ ก็คือ คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรคือคำเตือนที่ออกในรูปแบบลายลักษณ์อักษร มันถูกกำหนดตามธรรมเนียมเป็นจดหมายที่เขียนถึงพนักงาน จดหมายประเภทนี้ระบุปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานหรือการปฏิบัติของตนโดยเฉพาะ และให้รายละเอียดผลที่ตามมาหากพฤติกรรมหรือผลการปฏิบัติงานดังกล่าวไม่ได้รับการแก้ไขหรือปรับปรุงภายในระยะเวลาที่กำหนด คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรแสดงถึงขั้นตอนที่สองในกระบวนการแก้ไขและลงโทษทางวินัย โดยทั่วไป คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรจะเป็นไปตามคำเตือนด้วยวาจา ดังนั้นพนักงานจึงได้รับการเตือนด้วยวาจาแล้วและการขาดการปรับปรุงหรือความล้มเหลวในการแก้ไขพฤติกรรมในประเด็นส่งผลให้เกิดคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรดังนั้น คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรจึงร้ายแรงกว่าคำเตือนด้วยวาจา
บริษัทออกคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรในสถานการณ์ที่คำเตือนด้วยวาจาที่ออกก่อนหน้านี้ไม่สามารถแก้ไขปัญหาดังกล่าวได้ หรือพนักงานได้กระทำความผิดซ้ำหรือทำผิดซ้ำแล้วซ้ำเล่า โดยทั่วไปแล้วจะมีการให้คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรในกรณีที่เกี่ยวกับการขาดงาน ภาษาที่ไม่เหมาะสม ความเสียหายต่อทรัพย์สินของบริษัท ประสิทธิภาพที่ไม่น่าพอใจ ขาดความตรงต่อเวลา และอื่นๆ รวมถึงการก่ออาชญากรรม เช่น ความรุนแรงหรือการใช้ยาเสพติด โดยทั่วไปแล้ว พนักงานจะต้องลงนามในหนังสือแจ้งที่มีคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร และสำเนาของหนังสือดังกล่าวจะอยู่ในบันทึกของพนักงานและมอบให้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคล
เขียนคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษร
คำเตือนด้วยวาจาและคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรต่างกันอย่างไร
คำจำกัดความของคำเตือนทางวาจาและลายลักษณ์อักษร:
• คำเตือนด้วยวาจาเป็นการเตือนโดยหัวหน้างานหรือผู้จัดการของพนักงานเกี่ยวกับประเด็นที่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมหรือผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
• คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรคือจดหมายที่ออกโดยบริษัทที่ระบุปัญหาที่เกี่ยวข้องกับความประพฤติหรือผลการปฏิบัติงานของพนักงาน และผลที่ตามมาหากไม่ได้รับการแก้ไข
กลาง:
• คำเตือนด้วยวาจาเป็นการเตือนด้วยวาจา
• คำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเป็นการเตือนโดยใช้การเขียน
คำสั่ง:
• จะมีการออกคำเตือนด้วยวาจาก่อนหากมีปัญหาด้านวินัยและ/หรือการปฏิบัติงาน
• มีการออกคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรหลังจากคำเตือนด้วยวาจาและในกรณีที่พนักงานไม่สามารถแก้ไขการกระทำของตนได้แม้จะได้รับคำเตือนด้วยวาจา
วัตถุประสงค์:
• จุดประสงค์ของการเตือนด้วยวาจาคือการแจ้งให้พนักงานทราบถึงประสิทธิภาพการทำงานหรือปัญหาด้านพฤติกรรมของเขา/เธอ และด้วยเหตุนี้จึงเปิดโอกาสให้แก้ไขเขา/เธอ
• มีการออกคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อแจ้งผลที่ตามมาหากปัญหาพฤติกรรมหรือประสิทธิภาพดังกล่าวไม่ได้รับการแก้ไขหรือปรับปรุงภายในระยะเวลาที่กำหนด
ปัญหา:
• มีการออกคำเตือนด้วยวาจาในสถานการณ์ต่างๆ เช่น การละเมิดมาตรฐานหรือกฎของบริษัท การกระทำความผิดเล็กน้อย เช่น การขาดงานอย่างต่อเนื่อง หรือการปฏิบัติงานที่ไม่น่าพอใจ
• มีการออกคำเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรในสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับการขาดงาน ภาษาที่ไม่เหมาะสม ความเสียหายต่อทรัพย์สินของบริษัท ผลงานที่ไม่น่าพอใจ ขาดความตรงต่อเวลา และอื่นๆ รวมถึงการก่ออาชญากรรม เช่น การใช้ความรุนแรงหรือการใช้ยาเสพติด