ความแตกต่างที่สำคัญ – เลขานุการ vs พนักงานต้อนรับ
เลขาและพนักงานต้อนรับเป็นสองตำแหน่งที่สำคัญในองค์กรใด ๆ ที่สามารถเน้นความแตกต่างบางอย่างได้ สองตำแหน่งนี้มีบทบาท หน้าที่ และหน้าที่ที่แตกต่างกันในการปฏิบัติที่ขัดต่อความเข้าใจผิดที่คนทั่วไปเข้าใจว่าเป็นงานเดียวกัน ในขณะที่เลขานุการเป็นผู้ช่วยส่วนตัวหรือผู้ช่วยฝ่ายธุรการมากกว่า พนักงานต้อนรับเป็นบุคคลแรกที่พบเจอเมื่อเข้าไปในองค์กร ให้เราดูความแตกต่างระหว่างหน้าที่ของเลขากับพนักงานต้อนรับ
เลขาใคร
ตามพจนานุกรมภาษาอังกฤษของอ็อกซ์ฟอร์ด เลขาคือเจ้าหน้าที่ธุรการในองค์กรที่ทำงานเพื่อพิมพ์จดหมาย เก็บบันทึก ฯลฯหน้าที่ของเลขานุการแตกต่างกันไปตามขนาดขององค์กร ในขณะที่บริษัทเล็กๆ เธออาจจะต้องทำหน้าที่สองหน้าที่ของพนักงานต้อนรับและเลขานุการ ในองค์กรขนาดใหญ่ เธอคือผู้จัดตารางเวลาของเจ้านายของเธอ รับและตอบกลับจดหมายทั้งหมด สั่งซื้ออุปกรณ์ จัดตารางนัดหมายกับเจ้านาย พิมพ์จดหมายสำคัญ และอื่นๆ
เลขาต้องมีวุฒิ ม.6 หรือ ปวช. เทียบเท่า และต้องมีทักษะการพิมพ์ที่รวดเร็ว หลายบริษัทต้องการจ้างผู้ที่มีใบรับรองทักษะระดับเลขานุการเพิ่มเติม ตอนนี้ เรามาทำความเข้าใจเกี่ยวกับบทบาทของพนักงานต้อนรับเพื่อให้เข้าใจถึงความแตกต่างระหว่างทั้งสองอย่างชัดเจน
พนักงานต้อนรับคือใคร
โดยปกติพนักงานต้อนรับจะต้องทักทายผู้คนที่แผนกต้อนรับและนำพวกเขาไปยังแผนกต่างๆ ขึ้นอยู่กับความต้องการของพวกเขาเธอยังเป็นคนที่ต้องดูแลสายเรียกเข้าและตอบคำถามและรับฟังข้อร้องเรียน คนที่อยากเจอคนสำคัญในองค์กรต้องเจอคนนี้เพื่อจะได้วันและเวลาประชุม
เมื่อคุณโทรหาบริษัทใดๆ ปกติเสียงที่คุณได้ยินจะเป็นเสียงของพนักงานต้อนรับ พนักงานต้อนรับต้องดูแลแขกทุกคน และต้องมีบุคลิกที่น่าพึงพอใจ มีทัศนคติช่วยเหลือ และเสียงที่ไพเราะเพื่อสร้างความประทับใจ เธอต้องมีมารยาททางโทรศัพท์จึงจะสามารถตอบคำถามทางธุรกิจทั้งหมดได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดและเปลี่ยนคำถามทั่วไปให้เป็นลูกค้าจริง
มันชัดเจนอยู่แล้วว่าบทบาท ความรับผิดชอบ และหน้าที่ของเลขานุการและพนักงานต้อนรับมีความแตกต่างกันอย่างมาก
เลขานุการกับพนักงานต้อนรับต่างกันอย่างไร
นิยามของเลขาและพนักงานต้อนรับ:
เลขา: เจ้าหน้าที่ธุรการในองค์กรที่จ้างให้พิมพ์จดหมาย เก็บบันทึก ฯลฯ
พนักงานต้อนรับ: คนที่ทักทายและติดต่อกับผู้มาเยี่ยมสำนักงาน
ลักษณะของเลขาและพนักงานต้อนรับ:
หน้าที่:
เลขา: เลขานุการจัดตารางเวลาของเจ้านายของเธอ รับและตอบกลับอีเมลทั้งหมด สั่งซื้ออุปกรณ์ กำหนดเวลานัดหมายกับเจ้านายของเธอ พิมพ์จดหมายสำคัญ ฯลฯ
พนักงานต้อนรับ: พนักงานต้อนรับทักทายผู้คนที่แผนกต้อนรับและนำทางพวกเขาไปยังแผนกต่างๆ ขึ้นอยู่กับความต้องการของพวกเขา เธอยังต้องดูแลสายเรียกเข้าและตอบคำถามและรับฟังข้อร้องเรียนด้วย
ข้อกำหนด:
เลขา: จำเป็นต้องมีใบรับรองทักษะเลขานุการ
พนักงานต้อนรับ: ไม่จำเป็นต้องมีทักษะเฉพาะ อย่างไรก็ตาม บุคคลต้องมีบุคลิกที่น่าพึงพอใจ มีทัศนคติช่วยเหลือ และเสียงที่ไพเราะ เธอควรจะมีประสิทธิภาพในการทำงานของเธอด้วย