ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการคือการสื่อสารที่เป็นทางการเกิดขึ้นผ่านช่องทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือเป็นทางการ ในขณะที่การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการจะไม่ใช้ช่องทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือเป็นทางการ
การสื่อสารที่เป็นทางการเชื่อถือได้และเป็นความลับ แต่การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการไม่เป็นเช่นนั้น กระบวนการของการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการนั้นรวดเร็ว และผู้คนมีโอกาสพูดได้อย่างอิสระและสมัครใจ
การสื่อสารอย่างเป็นทางการคืออะไร
การสื่อสารแบบเป็นทางการคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นทางการ เป็นที่รู้จักกันว่า 'การสื่อสารอย่างเป็นทางการ' ในการสื่อสารประเภทนี้ ข้อมูลจะถูกส่งผ่านช่องทางและเส้นทางอย่างเป็นทางการที่เหมาะสมดังนั้นจึงเรียกอีกอย่างว่า 'การสื่อสารผ่านช่องทางที่เหมาะสม' จุดมุ่งหมายหลักของการสื่อสารอย่างเป็นทางการคือการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กรให้สำเร็จ วิธีการสื่อสารนี้มีประสิทธิภาพและประหยัดเวลาเนื่องจากการสื่อสารที่เป็นระบบ
อย่างไรก็ตาม การสื่อสารประเภทนี้มีกฎระเบียบที่เข้มงวด ขั้นตอนการสื่อสารอย่างเป็นทางการนั้นช้าและใช้เวลานานแต่เชื่อถือได้ การสื่อสารที่เป็นทางการเกิดขึ้นผ่านช่องทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า บ่อยครั้งที่การสื่อสารประเภทนี้เกิดขึ้นผ่านสื่อที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้มีหลักฐานของข้อมูลที่ส่ง
ตัวอย่างการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
- ประชุม
- รายงาน
- เอกสารราชการ
- ประกาศทางกฎหมายและเชิงพาณิชย์
- สิ่งพิมพ์
ประเภทของการสื่อสารอย่างเป็นทางการ
- การสื่อสารแนวตั้ง – เกิดขึ้นที่ระดับองค์กร โดยปกติตั้งแต่รุ่นน้องไปจนถึงสมาชิกในทีมและจากผู้จัดการ มีสองประเภท: การสื่อสารขึ้น (ข้อความถูกส่งจากระดับล่างถึงระดับสูง จากผู้ใต้บังคับบัญชาไปยังผู้บังคับบัญชา) และการสื่อสารลง - ข้อความจะถูกส่งจากระดับที่สูงกว่าถึงระดับล่าง จากผู้บังคับบัญชาสู่ลูกน้อง
- การสื่อสารในแนวนอน – การสื่อสารระหว่างพนักงานระดับเดียวกันที่แผนกต่างๆ และระหว่างเพื่อนร่วมงาน
- การสื่อสารในแนวทแยง – การสื่อสารระหว่างพนักงานระดับต่าง ๆ ในแผนกต่าง ๆ
การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการคืออะไร
การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่ใช้วิธีการที่เป็นทางการหรือช่องทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสิ่งนี้เรียกอีกอย่างว่า 'การสื่อสารองุ่น' จุดประสงค์หลักของการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการคือการเติมเต็มความสนใจและความต้องการส่วนบุคคล ในวิธีนี้ ผู้คนสามารถสื่อสารได้อย่างอิสระโดยไม่มีกฎเกณฑ์และข้อบังคับใดๆ การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการเป็นไปอย่างเป็นธรรมชาติและยืดหยุ่น กระบวนการนี้รวดเร็ว แต่ข้อมูลที่ส่งไม่น่าเชื่อถือ ไม่มีหลักฐานของข้อความที่สื่อถึงในที่นี้ เนื่องจากมักเป็นการสื่อสารด้วยวาจาที่เกิดขึ้น นอกจากนี้ยังไม่มีความลับหรือการไหลอย่างเป็นระบบในการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ
ตัวอย่างการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ
- คุยกับสมาชิกในครอบครัว
- คุยกับเพื่อน
- แชทในสังคมออนไลน์
- ส่งบันทึกเรื่องส่วนตัว
ประเภทของการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ
- สายเดี่ยว- ส่งข้อความจากคนสู่คน A→B→C
- Gossip chain – คนคนหนึ่งส่งข้อความถึงหลาย ๆ คนและส่งต่อให้คนอื่น ๆ อีกหลายคน
- ความน่าจะเป็น -กระบวนการสุ่มตามกฎของความน่าจะเป็น – บางคนจะได้รับแจ้งและบางคนจะไม่
- คลัสเตอร์เชน – มีคนเพียงหนึ่งหรือสองสามคนเริ่มเทรนด์ และคนอื่นๆ ก็ทำตาม
การสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการต่างกันอย่างไร
การสื่อสารที่เป็นทางการคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นทางการ ในขณะที่การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่ใช้วิธีที่เป็นทางการหรือช่องทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ความแตกต่างที่สำคัญระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการคือ การสื่อสารที่เป็นทางการเกิดขึ้นผ่านช่องทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือเป็นทางการ ในขณะที่การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการไม่ได้ใช้ช่องทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือเป็นทางการนอกจากนี้ การสื่อสารที่เป็นทางการนั้นใช้เวลานานแต่มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ และเป็นความลับ ในขณะที่การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการนั้นมีประสิทธิภาพน้อยกว่า เชื่อถือได้น้อยกว่า เป็นความลับน้อยกว่า แต่โอนข้อมูลได้รวดเร็ว
อินโฟกราฟิกต่อไปนี้แสดงความแตกต่างระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการในรูปแบบตารางสำหรับการเปรียบเทียบแบบเคียงข้างกัน
สรุป – การสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ
การสื่อสารแบบเป็นทางการคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างเป็นทางการ ใช้ช่องทางและเส้นทางอย่างเป็นทางการ วิธีนี้มีการไหลของการสื่อสารอย่างเป็นระบบและมักเกิดขึ้นผ่านสื่อที่เป็นลายลักษณ์อักษร การสื่อสารที่เป็นทางการใช้เวลานานแต่มีประสิทธิภาพ เชื่อถือได้ และเป็นความลับ การสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่ใช้วิธีการที่เป็นทางการหรือช่องทางที่กำหนดไว้ล่วงหน้า วิธีนี้ไม่ได้ใช้การไหลของการสื่อสารอย่างเป็นระบบ วิธีนี้มีประสิทธิภาพน้อยกว่า เชื่อถือได้น้อยกว่า เป็นความลับน้อยกว่า แต่ยังโอนข้อมูลได้รวดเร็ววิธีการทางวาจามักใช้ในการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ ดังนั้น นี่คือบทสรุปของความแตกต่างระหว่างการสื่อสารที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ