การบัญชีเงินสดกับการบัญชีคงค้าง
ธุรกิจใช้นักบัญชีที่มีความรู้ด้านบัญชีที่ดีในการจัดทำงบการเงินของบริษัท งบการเงินนี้สามารถจัดทำได้โดยใช้วิธีใดวิธีหนึ่งจากสองวิธี การบัญชีเงินสดหรือการบัญชีคงค้าง การบัญชีเงินสดและการบัญชีคงค้างจะแยกจากกันตามประเภทของธุรกิจที่ใช้วิธีการบัญชีเหล่านี้ ระดับความซับซ้อนในการจัดเตรียม และระยะเวลาในการบันทึกธุรกรรม บทความต่อไปนี้จะช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจความแตกต่างระหว่างรูปแบบการบัญชีทั้งสองนี้อย่างชัดเจนโดยสัมพันธ์กับปัจจัยที่กล่าวถึงก่อนหน้านี้
บัญชีเงินสด
การบัญชีเงินสดเป็นวิธีการบัญชีที่ตรงไปตรงมา ซึ่งธุรกรรมจะถูกบันทึกในบัญชีของบริษัท เฉพาะเมื่อมีการแลกเปลี่ยนเงินสดเมื่อการทำธุรกรรมเสร็จสมบูรณ์ ในแง่นั้น ตัวอย่างเช่น หากผู้ค้ารายเดียวขายรองเท้าให้กับลูกค้าของตนด้วยเครดิต การขายจะไม่ถูกบันทึกจนกว่าผู้ขายจะได้รับเงินสด ในกรณีที่ผู้ค้ารายเดียวตกลงที่จะชำระเงินตามจำนวนที่เขาค้างชำระ สิ่งนี้จะไม่ถูกบันทึกจนกว่าเจ้าหนี้จะได้รับเงิน รูปแบบการบัญชีนี้มักใช้โดยธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ต้องการให้นักบัญชีมืออาชีพจัดทำใบแจ้งยอด
การบัญชีคงค้าง
บัญชีคงค้างส่วนใหญ่จะใช้โดยองค์กรขนาดกลางถึงขนาดใหญ่และภายใต้วิธีการนี้ ธุรกรรมจะถูกบันทึกเป็นและเมื่อเกิดขึ้น โดยไม่คำนึงว่าเงินจะถูกแลกเปลี่ยนเพื่อทำธุรกรรมให้เสร็จสิ้นหรือไม่ วิธีการบัญชีนี้ถือเป็นมาตรฐานสำหรับการรักษาบัญชีสำหรับบริษัทหลายแห่ง และให้ข้อมูลเชิงลึกที่ดีขึ้นเกี่ยวกับสถานการณ์ทางการเงินของบริษัทในขณะนั้นวิธีการบัญชีคงค้างนั้นซับซ้อนกว่าและต้องใช้บริการจากนักบัญชีมืออาชีพ ซึ่งมักจะมีค่าใช้จ่ายค่อนข้างสูงสำหรับบริษัท ตัวอย่างเช่น หากลูกค้าซื้อนาฬิกาโดยใช้บัตรเครดิต บริษัทจะไม่รอรับเงินเพื่อบันทึกการขายในบันทึกทางบัญชีของตนเป็นลูกหนี้ เช่นเดียวกับการชำระเงินที่สัญญาไว้ มันถูกบันทึกเป็นเจ้าหนี้การค้า
เงินสดกับการบัญชีคงค้างต่างกันอย่างไร
การรักษาบันทึกข้อมูลทางบัญชีที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทใดๆ และสามารถทำได้โดยใช้บัญชีคงค้างหรือการบัญชีเงินสด อย่างไรก็ตาม ทั้งสองวิธีนี้แตกต่างกันมาก เนื่องจากการบัญชีคงค้างจะบันทึกธุรกรรมตามและเวลาที่เกิดขึ้น และการบัญชีเงินสดจะบันทึกเมื่อมีการแลกเปลี่ยนเงินสดเท่านั้น การบัญชีคงค้างช่วยให้รายได้สามารถควบคู่ไปกับค่าใช้จ่ายสำหรับงวด และเพิ่มความถูกต้องของบันทึกทางบัญชี
อย่างไรก็ตาม ในการบัญชีเงินสด บันทึกการทำธุรกรรมจะทำในสมุดบัญชีเฉพาะเมื่อมีการแลกเปลี่ยนเงินสดระหว่างทั้งสองฝ่าย ตัวอย่างเช่น หากบริษัททำยอดขายด้วยเครดิตจำนวน 1,000 ดอลลาร์ สิ่งนี้จะไม่ถูกบันทึกในงบบัญชีภายใต้ระบบบัญชีเงินสด เนื่องจากไม่ได้รับเงินสด สมมติว่า ในช่วงเวลาเดียวกัน หากบริษัทจ่ายเงินให้เจ้าหนี้ จำนวน 600 ดอลลาร์ภายใต้การบัญชีเงินสด จะถูกบันทึกเป็นการชำระเงิน 600 ดอลลาร์ บัญชีโดยรวมจะแสดงการสูญเสีย $600 เนื่องจากแม้ว่าจะป้อน $600 แต่จะไม่บันทึก $1,000 เป็นบัญชีลูกหนี้ ในทางกลับกัน ภายใต้วิธีการคงค้าง $1,000 จะถูกป้อนเป็นลูกหนี้ และ $600 จะถูกบันทึกเป็นการชำระเงิน ดังนั้น บริษัทจะทำกำไรได้ $400 ในแง่นี้ การบัญชีเงินสดอาจทำให้ภาพรายได้และค่าใช้จ่ายสำหรับงวดผิดเพี้ยน
บัญชีเงินสดตรงไปตรงมาและราคาไม่แพง ในขณะที่บัญชีคงค้างนั้นซับซ้อนและต้องการบริการที่มีราคาแพงจากนักบัญชีมืออาชีพ
โดยย่อ:เงินสดเทียบกับบัญชีคงค้าง• การบัญชีเงินสดจะบันทึกธุรกรรมในช่วงเวลาที่มีการแลกเปลี่ยนเงินสดเท่านั้น และการบัญชีคงค้างจะบันทึกธุรกรรมเมื่อทำธุรกรรมแล้ว ไม่ว่าจะชำระเงินหรือได้รับเงินก็ตาม • การบัญชีคงค้างช่วยให้บริษัทมีบันทึกการทำธุรกรรมที่แม่นยำยิ่งขึ้นโดยให้รายได้ของงวดตรงกับค่าใช้จ่ายสำหรับงวด • การบัญชีเงินสดง่ายกว่าการบัญชีคงค้างและราคาไม่แพงมาก แต่อาจส่งผลให้ภาพทางการเงินของบริษัทบิดเบี้ยว • ขอแนะนำให้ใช้ระบบบัญชีคงค้าง เนื่องจากเป็นไปตามแนวคิดบัญชีคงค้าง และการบัญชีคงค้างเป็นการแสดงสถานการณ์ทางการเงินของบริษัทในขณะนั้นอย่างถูกต้อง |